Sumber : Asmag.com
Tag berhubungan : Akses Kontrol, Pengelolaan Pengunjung, COVID-19



Sistem pengelolaan pengunjung memiliki peran besar dalam era pasca-pandemi. Mereka telah menyertakan berbagai fitur yang memastikan keselamatan dan kesehatan bagi pengguna akhir. Terlebih lagi, seperti keamanan dan privasi, hal ini harus dipertimbangkan oleh pengguna.

Bahkan saat sebelum pandemi, sistem pengelolaan pengunjung sudah populer. Sistem ini menggantikan laporan pena dan pensil, dimana data dari laporan ini bisa jadi tidak dapat terbaca. Sistem ini tentu memungkinkan pengunjung untuk melakukan pre-registrasi dan masuk secara otomatis, dan jejak mereka karena alasan keamanan.

Sekarang, di era pasca-pandemi dimana perusahaan kembali bekerja, pengelolaan pengunjung mempunyai peran yang lebih penting. Pengunjung yang sakit seharusnya ditolak untuk masuk. Pembatasan sosial dan peraturan lainnya harus dipertahankan saat banyaknya pengunjung.

Jadi bagaimana sistem pengelolaan pengunjung (VMS) dapat membantu pengguna dalam memenuhi kebutuhan pasca-pandeminya?

Memfasilitasi Skrining Kesehatan

Sistem pengelolaan pengunjung memastikan skrining kesehatan dimulai sebelum tamu berkunjung. “Ini adalah praktisi terbaik untuk mengirim pengunjung questionnaire tentang skrining kesehatan terlebih dahulu sebelum melakukan kunjungan. Sistem pengelola pengunjung akan memiliki pemikiran yang secara otomatis mengizinkan atau menolak pengunjung berdasarkan jawaban pengunjung.” Kata Debbie Pendleton, COO dari STOP ware.

Di lingkup yang sama, tambahan sistem skrining dapat diintegrasikan dengan solusi pengelolaan pengunjung untuk menolak masuk bagi pengunjung yang memiliki resiko tinggi. “Sistem pengelolaan pengunjung masa kini memiliki integrasi dengan pemindai suhu tangan untuk pendeteksian suhu tanpa sentuh. Suhu yang ditangkap dari pengunjung akan secara otomatis dikirim ke sistem pengelolaan pengunjung untuk diizinkan atau ditolak dalam melakukan ‘sign-in’.” kata Pendleton

“Customer kami menggunakan sebuah kombinasi pra-registrasi, pengecekan suhu saat datang, dan QR code tanpa sentuh untuk mengelola kebutuhan skrining kesehatan.” kata Steve.
Barrett, CSO dari Teamgo. “Memastikan bahwa opsi ‘sign-in’ memberikan pilihan seperti kios tanpa sentuh, pemintai QR code atau pengukuran lainnya seperti pengenalan wajah. Kios akan menjadi cara yang baik untuk memperlihatkan informasi kesehatan tambahan dan arahan.”

Memastikan Pembatasan Sosial

Saat banyaknya pengunjung datang, peraturan pembatasan sosial akan menjadi makin sulit untuk diikuti. Sistem pengelolaan pengunjung menyelesaikan masalah situasi ini. “Sistem pengelolaan pengunjung yang modern dibutuhkan untuk membantu sebuah pendekatan ‘invite first’, membatasi kehadiran di lokasi hanya untuk mereka yang telah diperiksa dengan tepat, sekaligus memantau batas jumlah pengunjung untuk mengelola total keseluruhan pengunjung untuk mengurangi keramaian yang berlebih serta menjaga pembatasan sosial.” Kata Roger Lall, VP dari Product marketing di Traction Guest.

Sistem pengelolaan pengunjung bisa termasuk fitur ‘hot-desking’ dan fitur peringatan kapasitas untuk memastikan orang tetap melakukan pembatasan jarak. “Manager gedung dapat menentukan meja mana yang dapat diluangkan berdasarkan kapasitas dan pedoman pembatasan sosial kantor. Mereka dapat dengan mudah menambahkan atau mengeluarkan ketersediaan meja di setiap lokasi kantor saat peraturan setempat berubah.” Kata Leela Voges, Direktur Product Marketing di Envoy. “Pembatasan kapasitas mengizinkan manager gedung atau pemilik fasilitas untuk dengan aman menjaga ruang tanpa khawatir terkait keramaian yang berlebihan dan kontaminasi silang karena kurangnya ruang.

Pelacakan Kontak

Di saat ada pengunjung yang dilaporkan sakit, pelacakan kontak ataumengetahui siapa pengunjung telah melakukan kontak di dalam wilayah pengguna akhir sangatlah penting. “Organisasi individu memiliki sebuah peluang unik untuk dengan efektif membantu memenuhi persyaratan ini; sistem pengelolaan pengunjung dapat memberikan informasi yang akurat, lengkap dan ‘real-time’ terkait tentang siapa yang sedang dimana, dimana termasuk karyawan, kontraktor, dan pengunjung penting “Sebuah sistem pengelolaan pengunjung hampir dibuat khusus untuk pelacakan kontak memungkinkan perusahaan untuk melihat siapa saja yang di dalam dan diluar lokasi secara ‘real-time’. Pengguna seharusnya tidak hanya melihat informasi dalam basis tunggal, tetapi kebutuhan ini perlu disilangkan terhadap anggota tim lain dan pengunjung di lokasi di waktu yang sama.” kata Ford.

Tips Keamanan Dan Privasi

Di dunia pasca-pandemi, sistem pengelolaan pengunjung seharusnya dapat disesuaikan dengan persyaratan kesehatan setempat dan dapat dioperasikan dengan sistem keamanan/non-keamanan lainnya.

“Sebuah sistem pengelolaan pengunjung perlu disesuaikan dengan alur kerja pengunjung organisasi dan kebutuhan tempat kerja (kepatuhan);memilih sistem pengelolaan pengunjung yang tepat akan berdampak pada skalabilitas dan kustomisasi untuk melengkapi prosesinternal.” Kata Barrett. “Memastikan, jika ini merupakan ‘cloud-based’, anda mengerti bagaimana infrastruktur memberikan keamanan dan jika software tersebut lolos dari audit umum seperti ‘SOC1/SOC2 compliance’.

Tentu, sistem pengelolaan pengunjung harus lebih aman untuk menjaga asset perusahaan dan memperoleh kepercayaan pengguna. “Dari sisi infrastruktur, untuk mendukung banyaknya persyaratan, organisasi harus bekerja dengan vendor yang merupakan perusahaan yang fokus dan mendukung basis ‘cloud’ yang kuat (Sertifikat SOC2, arsitektur yang dapat diskalakan, opsi penyewaan tunggal, kebijakan penyimpanan data, dll.). Penting bagi para pemimpin keamanan untuk terlibat dengan rekan IT mereka untuk memastikan penyebaran lolos dari audit keamanan yang sesuai dan kebijakan residensi dan penghapusan data dipatuhi ketika sistem dikerahkan” kata Lall.

Sistem ini juga harus memastikan keamanan pengguna terjaga. “Privasi adalah kunci bagi karyawan untuk merasa nyaman dalam membagikan informasi kesehatan dalam upaya untuk menjaga tempat bekerja yang aman. Customer kami mengatur kriteria bagi siapa yang dapat bekerja di lokasi berdasarkan jawaban dari pertanyaan kesehatan, tetapi dapat memilih untuk menyimpan atau menghapus tanggapan individu terhadap pertanyaan yang sensitif, ” kata Voges.

“Sistem pengelolaan pengunjung harus nya mengizinkan organisasi untuk memilih mana data pengunjung yang diambil dan disimpan di persyaratan PII dan menentukan berapa lama data akan disimpan untuk memenuhi persyaratan GDPR. Data yang tersimpan membentuk sebuah jejak audit yang komprehensif untuk pengunjung, pemilik dan informasi detail kunjungan. Oleh karena itu, sistem harus memiliki kemampuan pelaporan yang ekstensif untuk memasukkan laporan yang dikostumisasi dan penjadwalan otomatis dari distribusi laporan,” kata Pendleton.