Mengupgrade sistem pengawasan video dapat menjadi tugas yang menakutkan. Meskipun sistem lama jelas tidak dapat menyelesaikan tugasnya, pada pandangan pertama, tugas untuk melakukan upgrade mungkin terlihat lebih merepotkan dari yang seharusnya. Namun, pelanggan pengguna akhir seharusnya tidak merasa terbebani oleh kebutuhan untuk membawa sistem pengawasan video mereka ke yang terkini.

Satu hal penting, bantuan tersedia dalam bentuk manufaktur, integrator, dan konsultan yang siap membantu memfasilitasi proses tersebut. Mungkin lebih mudah untuk tidak terlalu memikirkan "gambaran besar", melainkan memecah tugas besar menjadi langkah-langkah yang dapat diidentifikasi untuk menyelesaikan pekerjaan.

Laporan Teknologi ini, dikembangkan dengan bantuan bisnis Video Solution Services (VSS) dari Konica Minolta, akan membantu membimbing pengguna akhir melalui tugas meng-upgrade sistem pengawasan video mereka dengan menjabarkan langkah-langkah kecil menuju tujuan besar. Kami juga akan menekankan peran integrator dan produsen dalam mempermudah perjalanan menuju sistem yang diperbarui.

Langkah 1: Tinjau Lingkungan dan Kebutuhan CCTV Anda

Langkah pertama untuk meng-upgrade sistem pengawasan CCTV adalah menyadari secara keseluruhan kebutuhan dari lingkungan Anda, bahkan sebelum mempertimbangkan apakah sistem sebelumnya memenuhi kebutuhan tersebut. CCTV hanyalah bagian dari sistem manajemen keamanan dan risiko yang lebih luas, jadi memilih sistem dimulai dengan melangkah mundur untuk memahami kebijakan, prosedur operasional standar (SOP), dan regulasi yang mendorong status keamanan perusahaan.

"Menganalisis hasil dari evaluasi ancaman dan risiko yang menyeluruh dapat menunjukkan kebutuhan khusus yang perlu diatasi," kata Derek Martinez, Direktur, Presales Systems Engineering untuk Konica Minolta VSS. "Analisis risiko menciptakan hirarki risiko - dari yang tertinggi hingga terendah - yang memandu desain sistem keamanan fisik, di antara elemen keamanan lainnya."

Pertimbangan anggaran menentukan sejauh mana perusahaan dapat mengatasi hirarki risiko. Sebuah sistem CCTV harus "menyelesaikan" suatu risiko agar dapat dianggap sebagai "solusi" CCTV.

Ketika menganalisis kebutuhan sistem CCTV, perusahaan akan mempertimbangkan denah lantai, tantangan khusus, daftar keinginan kemampuan, dan anggaran awal.

Mitra strategis, seperti integrator atau perusahaan konsultansi, dapat membimbing analisis kebutuhan CCTV perusahaan, dan beberapa pemangku kepentingan akan terlibat di dalam perusahaan. Tentu saja, CCTV adalah alat berharga untuk keamanan, tetapi juga dapat menyediakan data penting kepada pemangku kepentingan lain dalam sebuah organisasi, menyediakan informasi operasional untuk membantu mengelola perusahaan dengan lebih efisien dan berbiaya efektif. Menilai secara luas peluang-peluang ini memperluas kegunaan sistem CCTV dan dapat membantu memperluas rekam jejaknya.

Langkah 2: Evaluasi Kamera dan Peralatan yang Sudah Ada

Setelah menilai kebutuhan sistem baru, langkah berikutnya adalah mengevaluasi sistem yang sudah ada. Mungkin ada informasi teknis dan latar belakang yang tersedia mengenai sistem lama, baik dari pemasok/integrator sebelumnya atau dari arsip. Rincian tambahan dapat diperoleh dengan menggunakan sistem manajemen video untuk menjalankan laporan yang menunjukkan berbagai perangkat, merek dan model, versi firmware, dan rincian lainnya. Staf yang sudah bekerja dengan sistem juga mengetahui rincian dan tantangan dari sistem yang sudah ada, seperti kamera mana yang tidak berfungsi.

Kesehatan server manajemen video menjadi isu yang penting. Apakah pembaruan atau peningkatan diperlukan? Adakah drive yang mengalami kegagalan selama perjalanan? Bisakah server dipantau secara kesehatan untuk menentukan masalah-masalah yang mungkin muncul?

Perhatian khusus perlu diberikan terhadap perangkat-perangkat pada sistem yang sudah mencapai akhir masa pakai (end-of-life), artinya mereka tidak lagi didukung oleh produsen atau integrator. Firmware untuk perangkat-perangkat ini tidak dapat diperbarui, dan patch keamanan mungkin tidak tersedia. Secara efektif, peralatan ini harus diganti selama proses peningkatan.

"Juga perlu untuk menilai kesenjangan dalam sistem saat ini," kata Martinez. "Ini mungkin disebabkan oleh desain awal yang kurang baik, atau mungkin merupakan hasil dari konstruksi, pemindahan kantor, atau perubahan lain yang telah terjadi sejak sistem awalnya dioperasikan."

Elemen-elemen yang muncul dari mengevaluasi kamera dan peralatan yang sudah ada dapat mencakup penilaian situs, desain sistem, daftar bahan, perkiraan/proposal, dan pilihan dukungan.

Langkah 3: Pilih Mitra Integrator untuk Instalasi

Saatnya memilih integrator untuk mengawasi dan memfasilitasi instalasi sistem. Dalam beberapa kasus, integrator sudah terlibat dalam langkah-langkah awal dalam proses ini. Sebagai alternatif, produsen solusi teknologi mungkin menyarankan seorang integrator lokal. Idealnya, integrator dan produsen akan bekerja bersama sebagai tim yang erat untuk memastikan instalasi sistem yang berhasil.

"Keberhasilan integrasi bergantung pada kolaborasi yang berhasil antara integrator, produsen, dan pelanggan - pada dasarnya, seperti bagaimana kursi tiga kaki memberikan stabilitas," kata Martinez.

Mencocokkan integrator dengan proyek yang sedang berlangsung merupakan kombinasi seni dan ilmu. Komunikasi menjadi krusial. Banyak percakapan diperlukan agar integrator dapat memahami kebutuhan pelanggan, dan agar pelanggan dapat memahami seluruh lingkup penawaran instalasi dan layanan dari integrator.

Integrator sebaiknya mengikuti standar seperti ISO 9001 dan sistem HSE. Pelanggan seharusnya menyadari standar-standar ini dan memastikan integrator bertanggung jawab. Sertifikasi ISO 9001 menunjukkan kualitas layanan yang teruji dan efektif. Sistem HSE menandakan komitmen perusahaan terhadap kesehatan, keselamatan, dan lingkungan. Penting juga untuk memeriksa kualifikasi integrator dengan cermat, seperti pengetahuan mereka tentang sistem berjaringan, misalnya, akan memastikan instalasi yang berhasil.

Sebagai bagian dari proses evaluasi, pelanggan seharusnya memahami opsi layanan dan pemeliharaan yang tersedia setelah instalasi. Bagaimana bentuk layanan dan pemeliharaan? Jika seorang integrator tidak menawarkan layanan dan pemeliharaan yang kuat, itu seharusnya menjadi tanda peringatan.

Minta calon integrator untuk menyediakan referensi dan contoh instalasi serupa yang pernah mereka tangani. Berbicaralah dengan rekan-rekan dan kontak industri lainnya untuk mendapatkan umpan balik mengenai integrator sebagai bagian dari proses pemilihan.

Langkah 4: Menghadapi Tantangan Instalasi

Pemasangan sistem video atau keamanan dapat mengakibatkan gangguan, terutama untuk lingkungan yang beroperasi 24/7, seperti rumah sakit. Pengguna akhir sebaiknya mempertimbangkan bagaimana proses pemasangan mungkin mempengaruhi bisnis mereka dan merencanakan secara strategis untuk meminimalkan gangguan.

Apakah pemasangan perlu dilakukan di luar jam kerja? Bisakah pemasangan dilakukan di area terkendali (dan berpindah) yang terpisah dari operasi sehari-hari? Akankah integrator mencabut kabel yang sudah ada atau meninggalkannya? Apa yang akan dilakukan integrator dengan peralatan lama - didaur ulang atau ditinggalkan? Setiap peralatan yang mencakup data yang direkam, seperti hard drive, sebaiknya dibuang dengan hati-hati dan diawasi oleh pelanggan pengguna akhir.

Banyak hal yang bisa berjalan tidak sesuai rencana jika seorang pelanggan dengan santai membiarkan integrator untuk membuang peralatan. Mungkin peralatan tersebut dijual kembali kepada klien lain atau hanya dibuang begitu saja di tempat sampah klien? Untuk memastikan, pelanggan sebaiknya menyimpan semua perangkat keras dan bekerja dengan tim manajemen siklus hidup untuk menentukan cara terbaik untuk membuang (atau menyimpan) peralatan lama.

Para produsen berupaya membuat pemasangan sistem lebih mudah melalui desain. Lebih banyak sistem saat ini sudah diprekonfigurasi, diprogram sebelumnya, dan/atau dikemas pra-pasang untuk menyederhanakan proses pemasangan.

Produsen berfungsi sebagai mekanisme dukungan penting selama dan setelah instalasi, bekerja bersama integrator untuk mewujudkan visi bersama dari sistem yang sepenuhnya berfungsi.

Langkah 5: Lihat ke Depan – Selanjutnya Apa?

Apa tingkat fungsionalitas industri selanjutnya, dan bagaimana pengguna akhir dapat memastikan sistem mereka siap untuk menerapkan yang terbaru dan terbaik? Teknologi seperti kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin sudah diintegrasikan ke dalam sistem-sistem saat ini, tetapi bagaimana pelanggan dapat memastikan sistem mereka kompatibel dengan gelombang inovasi berikutnya?

Dalam beberapa kasus, versi baru perangkat lunak sistem manajemen video (VMS) dilengkapi dengan kemampuan yang diperluas; ketersediaannya semudah mengunduh versi baru. Chip yang dapat diprogram di dalam kamera-kamera saat ini juga memberikan peluang untuk memperluas fungsionalitas kamera. Apakah perusahaan VMS memiliki kemitraan dengan perusahaan kecerdasan buatan (AI)? Apakah ada middleware AI yang tersedia yang dapat mengambil sistem lama dan mengupdate informasinya?

Secepat sistem baru diinstal, pelanggan seharusnya mulai membuat anggaran dan merencanakan penggantian sistem di masa depan. Sistem video IP saat ini, sebagai bagian dari sistem teknologi informasi (TI) keseluruhan perusahaan, tunduk pada pertimbangan manajemen siklus hidup yang sama. Mungkin melibatkan siklus penggantian lima tahun Apakah kamera dapat diambil kembali untuk digunakan dalam sistem baru, atau sudah mencapai akhir masa pakai? Pada era analog sebelumnya, kamera dikenal dapat bertahan selama 15 atau 20 tahun.

Saat ini, dengan kemajuan teknologi yang cepat, kamera yang berusia lebih dari 5 tahun mungkin sudah siap untuk digantikan oleh model-model terbaru dengan fungsionalitas yang jauh lebih banyak. Jika sebuah kamera memiliki keamanan siber yang baik dan memenuhi kebutuhan sistem yang lebih baru, maka kamera tersebut dapat diambil kembali untuk digunakan.

“Merencanakan ke depan juga melibatkan pemeriksaan teliti tentang bagaimana sistem video berdampak pada rencana keamanan utama perusahaan,” kata Martinez. “Bagaimana perusahaan akan berubah di masa depan? Akankah ada lokasi atau bangunan baru, dan bagaimana perluasan itu mungkin memengaruhi sistem video generasi berikutnya?”

Pertimbangan juga diperlukan dalam hal perbaikan sistem seiring waktu. Jaminan produsen dan kontrak layanan seharusnya dapat memenuhi sebagian besar kebutuhan, tetapi setiap batasan dari faktor-faktor tersebut sebaiknya dicatat dan dipersiapkan. Apa rencana keuangan untuk mengatasi masalah apa pun selama masa pakai sistem? Setiap keputusan tentang sistem saat ini dan masa depan sebaiknya dipandu oleh rencana keamanan keseluruhan organisasi. Sayangnya, tidak semua praktisi keamanan tahu apa rencana jangka panjangnya, tetapi seharusnya mengetahuinya.

Sepanjang perubahan iklim bisnis, pelanggan sebaiknya menjaga jalur komunikasi terbuka dengan integrator dan produsen saat mereka berusaha untuk mendefinisikan generasi berikutnya dari sistem keamanan.

By Larry Anderson